Theo Điều 3 Nghị định
23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch: Bản sao được chứng thực từ bản
chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã
dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác.
Luật Công chứng năm 2014 và Nghị
định 23/2015/NĐ-CP nói trên cũng như các quy định trước đó về công chứng, chứng
thực (Luật Công chứng năm 2006, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về chứng thực) đều
không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực.
Do vậy về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn.
Xét dưới góc độ thực tiễn, bản
sao được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại:
- Bản sao “vô hạn”: Bản sao được
chứng thực từ (bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô…) có giá trị vô
hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.
- Bản sao “hữu hạn”: Bản sao được
chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Giấy chứng minh nhân
dân (15 năm), Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn
nhân (6 tháng)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn
sử dụng. Tuy nhiên, giá trị chứng cứ của bản sao trong trường hợp này vẫn có bởi
nó xác nhận các sự kiện pháp lý đã xảy ra trong quá khứ. Chẳng hạn, thời điểm
đó công dân có số chứng minh nhân dân như trên bản sao, đương sự chưa kết hôn với
ai…
Với những tài liệu thường có sự
biến động, thay đổi trong quá trình sử dụng (như giấy chứng nhận đăng ký kinh
doanh, giấy phép đầu tư, sổ hộ khẩu…), cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự
xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu đương sự
nộp bản sao mới.
